Cum sa faci agenda pentru o intalnire de lucru eficienta

Probabil cu totii am citit deja studiile care arata cat de contraproductive pot fi intalnirile sau sedintele interminabile. Asta pentru ca, de cele mai multe ori, nu stim cu claritate care sunt obiectivele intalnirii si care ii este structura. Asa ca m-am hotarat sa scriu cum poti face o agenda pentru o intalnire de lucru eficienta.

O intalnire poate avea 4 tipuri diferite de continut:
– informatii – in general ceva ce nu poate fi trimis pe email, altfel informarile ar trebui facute in principal pe email
– idei – gasirea de solutii, generarea de idei, care urmeaza sa fie verificate inainte de a fi luate decizii (prima parte dintr-un brainstorming)
– decizii – luarea unor decizii (cu deadline, responsabili, resurse, metrici, status)
– actiuni – actiunile necesare pentru aplicarea deciziilor (cu deadline, responsabili, resurse, metrici, status)

Intalnirile de management ar trebui sa fie concentrate pe gasire de solutii si luare de decizii. Eficienta intalnirii se masoara in numarul de decizii luate (degeaba am solutii, daca nu decid si actionez). Separat, si mai ales la nivel de echipa, pot fi organizate intalniri de informare si aliniere (gen SCRUM) sau intalniri regulate pentru urmarirea statusului actiunilor stabilite si luarea unor decizii privind implemenarea lor. Totusi la nivel de top management, intalnirile ar trebui sa fie concentrate pe luare de decizii.

O intalnire eficienta este una bine pregatita si nu una care apare sub impulsul unei crize. Cu cat managerul petrece mai mult timp in pregatirea intalnirii, cu atat aceasta va fi mai eficienta si, in scurt timp, tot procesul decizional din firma se va eficientiza.

Tineti cont ca intalnirile modeleaza comportamentul participantilor in tot ce vor face ulterior.

Asta inseamna ca managerul sa aiba o imagine clara a subiectelor urgente si/sau importante pe care vrea sa le adreseze in intalnire, procesul de decizie si timpul necesar fiecarui subiect.

Primul pas este sa decida agenda intalnirii si sa o trimita catre toti participantii, tinand cont de urmatoarele:
1. Convocarea intalnirii sa se faca din timp sau sa fie o intalnire regulata (in subiectul emailului sa apara clar ziua, ora si locul)

2. Majoritatea informatiilor pot fi trimise pe email in avans, ca sa nu consume din timpul alocat intalnirii

3. Subiectele agendei trebuie sa fie clare si exhaustive pentru toti cei care primesc agenda. De exemplu, in loc de „organizare management meeting” ar trebui formulat clar, eventual ca o intrebare sau decizie: “Ce fel de intalniri ar trebui sa avem cu managementul ca sa fim mai productivi?” sau “De decis cum si cand vom organiza prima intalnire de management”

4. Daca sunt informatii necesare pentru luarea deciziilor, acestea sa fie incluse in rezumat sub decizie si in extenso ca atasament. De exemplu, in loc de „distribuire actiuni firma catre key persons / companie” ar trebui formulat asa: “De decis daca, cui si in ce procent vom distribui actiuni din companie. Informatii relevante:
– cadrul legislativ permite asta sub forma unui contract promisoriu in care angajatul va primi la o data ulterioara actiuni daca implineste conditiile prevazute in contract (share options)
– practica internationala aloca 15-20% din actiunile firmei pentru recompansarea si loializarea angajatilor cheie
– criterii de eligibilitate, eu m-am gandit la urmatoarele: vechime in firma minimum 3 ani, depasirea constanta a OKR, bun simt si team spirit
– mod de alocare, eu propun in prima faza pe X cu 2% si Y cu 1% deoarece indeplinesc criteriile de mai sus
– aveti anexat la final draftul de procedura ptr alocarea de actiuni angajatilor”

5. Procesul luarii deciziilor trebuie sa fie clar pentru toti participantii. La inceputul formarii echipei e nevoie sa il explicitam, dar in timp va deveni automat. Un exemplu de proces: „Propun sa analizam 15 minute toate Pro&Contra pentru fiecare solutie, sa reflectam 5 minute cum putem combina solutiile intr-una care sa aiba cat mai multe Pro si cat mai putine Contra, si, in final, sa decidem in 5 minute care este solutia pe care o vom implementa, deadline, responsabil, resurse, metrici.”

6. Timpul alocat fiecarui topic trebuie sa fie realist, suficient si precizat in agenda. Daca se folosesc consecvent aceleasi procese alocarea de timp va fi realista si eficienta.

Al doilea pas este intalnirea propriu-zisa:

1. Practica arata ca in intalnirile eficiente exista persoane diferite pentru time-keeping/note-taking si facilitating, deci fie numim la inceput pe cineva pentru asta, fie avem o secretara care noteaza ce se discuta si trimite MoM (Minutes of Meeting) tuturor.

2. Intalnirea incepe intotdeauna cu revizuirea agendei in eventualitatea ca a aparut ceva nou de cand am trimis agenda si care o schimba intr-o anumita masura.

3. Urmarim agenda, discutand fiecare subiect in ordinea propusa, respectand procesul si timpul alocat, luand deciziile necesare si notand totul in MoM.

4. La final culegem sugestii pentru agenda urmatoarei intalniri, pe care note-taker-ul le va include in MoM si managerul va decide cand si cum le pune pe agenda urmatoare.

6. Un exemplu de MoM ar fi:
„Agenda pentru intalnirea din 03.04.2018 ora 14:00:
1.
2.

Participanti: X, Y

Status actiuni:
1.

Decizii luate:
1. W (cu deadline, responsabili, resurse, metrici, status)

Decizii de luat:
1.

Actiuni noi:
1. Z (cu deadline, responsabili, resurse, metrici, status)

Urmatoarea intalnire va avea loc data, ora, locul”

Un astfel de proces ne ajuta sa econimisim resursele valoroase – timp si energie – pentru a ne concentra pe ceea ce avem de facut.